E- SOCIAL (SPED SOCIAL)

Em 2014 será implantado o mais ambicioso dos projetos do sistema SPED. Trata-se do e-SOCIAL (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

O e-SOCIAL consiste basicamente na formalização por meio digital das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, envolvendo os empregados e empregadores, além das contratações de serviços em todo o território nacional.

Vale lembrar que o Sistema SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) foi criado em 2007, com o Decreto 6.022/2007, como parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal, e vem sendo implementado gradativamente, tendo iniciado com três grandes projetos, envolvendo a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), a Escrituração Contábil Digital e a Escrituração Fiscal Digital.

Atualmente o sistema é composto de diversos outros projetos, relacionados às informações contábeis e fiscais digitais, bem como aos documentos fiscais eletrônicos.

O e-SOCIAL, ou SPED SOCIAL, tem como principal objetivo dotar a gestão tributária (trabalhista, previdenciária e fiscal) de informações com alto grau de riqueza para permitir fiscalizações virtuais, com a análise das operações no próprio fisco, por meio de softwares poderosos que fazem o cruzamento das informações em busca de fraudes e irregularidades. Além disso existe a intenção de reduzir drasticamente a informalidade nas relações de trabalho no país.

As informações serão cobradas a partir da competência janeiro/2014, sendo que as empresas optantes pelo Lucro Real terão até 30/04/2014 para transmitir o cadastro inicial. As optantes pelo Lucro Presumido e pelo Simples Nacional poderão transmitir o cadastro inicial até 30/09/2014.

Essas datas deverão ser modificadas com prorrogações que já estão sendo cogitadas. Entretanto, recomendamos aos nossos clientes que comecem imediatamente a implementar em suas empresas um melhor nível de organização dos eventos trabalhistas e uma política de cumprimento de prazos, de acordo com a legislação em vigor, para que as ocorrências das relações de emprego (admissões, demissões, aviso prévio, alterações de cargos e salários, férias, 13° salário, afastamentos, atestado de saúde ocupacional, informações para inclusão em folha de pagamento, entre outros), sejam entregues ao nosso escritório no tempo exigido pelo e-SOCIAL.

Observem que os registros retroativos não serão permitidos, sem penalidades. O não cumprimento dos prazos estarão sujeitos a multas pecuniárias, sendo que esses prazos, assim como o valor das multas, ainda não foram divulgados pelos órgãos envolvidos com o sistema (CEF/INSS/RFB/MPS).

O layout do eSOCIAL foi aprovado e divulgado pelo Ato Declaratório Executivo 05/2013, da Receita Federal, com prazos para cumprimento previstos inicialmente a partir da competência janeiro/2014.

Extraoficialmente, no entanto, a Receita Federal divulgou, durante o Conferência Internacional sobre o SPED, um cronograma estimado para a operacionalização do eSOCIAL, conforme o quadro a seguir:

O Cadastramento Inicial será composto das seguintes informações:
•             Informações do empregador;
•             Tabela de rubricas da folha de pagamento;
•             Tabela de lotações e departamentos;

•             Tabela de cargos;
•             Tabela de funções;
•             Tabela de horários e turnos de trabalho;
•             Tabela de estabelecimentos e obras de construção civil;
•             Tabela de processos;
•             Tabela de operadores portuários;
•             Cadastramento inicial de vínculos.

Os eventos trabalhistas não periódicos serão basicamente os seguintes:
•             Admissão;
•             Alteração cadastral;
•             Alteração contratual;
•             Rescisão contratual;
•             CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
•             ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
•             Aviso de férias;
•             Afastamento temporário;
•             Alteração de afastamento temporário;
•             Retorno de afastamento temporário;
•             Estabilidade – Início;
•             Condição diferenciada de trabalho – Início;
•             Condição diferenciada de trabalho – Término;
•             Aviso prévio;
•             Cancelamento de aviso prévio;
•             Atividades desempenhadas;
•             Advertências;
•             Reintegração;
•             Suspensão;
•             Demais fatos relevantes.

O arquivo mensal será composto dos seguintes eventos:
•             Abertura da folha de pagamento;
•             Remuneração dos trabalhadores (arquivo por trabalhador);
•             Informações variáveis (horas extras, faltas, adicional noturno, comissão, diferença de dissídio, etc);
•             Informações de serviços prestados com cessão de mão de obra;
•             Informações de serviços tomados com cessão de mão de obra;
•             Retenções, deduções, impostos e contribuições;
•             Resumo e encerramento da folha.

Prazos a serem cumpridos para alguns eventos:

Sobre as penalidades, ainda não há legislação específica acerca do tema. No entanto, a tendência é de que sejam aplicadas as mesmas multas definidas na CLT e na legislação trabalhista de modo geral. Isso fica reforçado na afirmação do próprio governo, de que “nenhuma obrigação nova está sendo criada”.

Diante desse cenário, manter a empresa em situação regular vai exigir fundamentalmente uma mudança de cultura, envolvendo muita disciplina, não apenas dos profissionais de RH, como também dos gestores e até dos próprios empregados, que terão a obrigação de comunicar as mudanças ocorridas em seus dados cadastrais (endereço, estado civil, escolaridade, etc).